دفتر کل

 
 

دفتر کل مبنا و اساس تمام اطلاعات مالی ثبت شده در هر شرکتی می باشد. این دفاتر، دفاتر اصلی سیستم حسابداری محسوب می شوند و تمام مبادلات در آن ها ثبت می شوند. این اطلاعات از زمان آغاز به فعالیت شرکت ثبت می شوند و به عنوان اطلاعاتی برای پیگیری تاریخچه تمام مبادلات مالی شرکت محفوظ می مانند.

در سیستم حسابداری، دفاتر فرعی متعددی برای اقلامی چون وجوه نقد، حساب های دریافتنی، و حساب های پرداختنی وجود خواهد داشت. تمام اطلاعاتی که در این دفاتر فرعی وارد می شوند به دفتر کل منتقل خواهند شد. به عنوان مثال، پس از پرداخت بدهی های مربوط به فروش نسیه ای که در دفتر حساب های دریافتنی ثبت شده بود، و تبدیل شدن آن به وجه نقد، این مبادله در دفتر کل و دو دفتر فرعی مربوطه (وجوه نقد و حساب های دریافتنی) نیز وارد می شود.

در برخی موارد اطلاعات بدون این که وارد دفاتر فرعی شوند مستقیما در دفتر کل ثبت می شوند. این موارد به مبادلات مالی سرمایه که دفاتر فرعی عملیاتی برای آن ها وجود ندارد و مبادلاتی چون اعطای سرمایه، سود حاصل از وام، باز پرداخت وام (اصل سرمایه) و سود حاصل از فروش دارایی ها را شامل می شود مربوط می شود. این اطلاعات به ترازنامه مربوط می شوند و نه صورتحساب سود و زیان.

به هنگام استفاده از دفتر کل دو مساله را باید را به خاطر داشته باشید. مساله اول ارتباط آن با گزارشات مالی شرکت و مساله دیگر وضع مانده های حساب ابتدای دوره است.

صورتحساب های مالی اصلی هر شرکتی عبارتند از ترازنامه و صورتحساب سود و زیان، که هر دوی آن ها مستقیما از دفتر کل شرکت بیرون کشیده می شوند. در این صورتحساب ها همه اطلاعات ثبت شده نشان داده خواهند شد اما ترتیب نشان دادن اعداد مانده های حساب براساس فهرست حساب ها تعیین می شود. این مانده های حساب در دفتر کل جمع بسته می شوند و این تغییرات در صورتحساب سود و زیان نیز نشان داده می شوند.

مانده های حساب ابتدای دوره که در دفاتر کل ثبت می شوند ممکن است همیشه آن طور که انتظار دارید صفر نباشند. در ستون دارایی، دارایی های ملموس موجود (ارزش همه ماشین آلات، تجهیزات و موجودی کالا) و نیز وجوه نقدی که به صورت سرمایه در کار، سرمایه گذاری شده اند نشان داده خواهند شد. در ستون بدهی ها وام های بانکی (یا صاحبان سهام) گرفته شده، اعتبارات تجاری یا اجاره ملک نشان داده خواهد شد. حقوق صاحبان سهام با توجه به مقادیر سرمایه گذاری شده افزایش می یابد و نه مقادیری که برای راه اندازی کسب و کار هزینه شده اند.

برنامه نرم افزار حسابداری دفتر کل در هر سیستم حسابداری ضروری است. فهرست حساب ها و صورتحساب درآمد (سود و زیان) و ترازنامه شرکت در دفتر کل ثبت می شوند. به علت انعطاف پذیری نرم افزار حسابداری دفتر کل، در هر کسب و کار و موسسه تجاری می توان از آن استفاده کرد.

دوره های (کاری) حسابداری توسط خود کاربر تعریف می شوند و تا آن زمان که به آن ها نیاز است می توانند خاتمه پیدا نکنند و در عین حال چند دوره کاری هم زمان با هم در حال فعالیت باشند. مبادلات تا پایان شدن زمان دوره کاری ثبت می شوند. فرمت این برنامه 64 دیجیتی است و هم حروف و هم اعداد را می پذیرد، و این قابلیت به شرکت ها این امکان را می دهد که به وارد کردن فهرست های حساب دلخواه خود که براساس آن دفاتر کل خود را تنظیم می کنند بپردازند.

با وارد کردن اطلاعات از دفاتر روزنامه عمومی به دفتر کل، امکان حسابرسی و ارسال مبادلات دفاتر روزنامه عمومی فراهم می شود. نرم افزار حسابداری دفاتر کل در مواقع لزوم با سایر نرم افزار ها به تبادل اطلاعات می پردازد. دفتر کل همزمان با پردازش داده ها، توسط همه دیگر برنامه ها به روز رسانی می شود و به این ترتیب امکان گزارش نویسی زمان واقعی فراهم می شود.

 

اطلاعات مربوط

  • حسابداری ویژه مدیران

    در یک موسسه تجاری کوچک یا سازمان نرم افزاری سطح متوسط که با امور حسابداری سر وکار دارد، در فعالیت های روزانه مبادلات بیشماری باید ثبت و ضبط شوند. امروزه دفترداران از نرم افزارهای...

  • حساب های پرداختنی

    روش حساب های پرداختنی یک تراکنش حسابداری بدهی های جاری براساس مدیریت صحیح جریان نقدینگی است که در آن بر حساب های پرداختنی و هزینه ها به دقت نظارت می شود. ممکن است دوست نداشته...

  • حساب های دریافتنی

    در شرکت هایی که کار فروش خود را به صورت نسیه انجام می دهند، مجموعه مالی حساب های دریافتنی یکی از بزرگترین دارایی ها محسوب می شود. با این حال در اغلب موارد به حوزه مدیریت دارایی...